La planeación, también conocida como planificación o planeamiento, consiste en el proceso a través de cual se analiza la situación actual (dónde estamos), se establecen objetivos (dónde queremos llegar), y se definen las estrategias y cursos de acción (cómo vamos a llegar) necesarios para alcanzar dichos objetivos.
Sea cual sea el tamaño de una empresa, la planeación es fundamental para el éxito de ésta, ya que sirve como base para las demás funciones administrativas (organización, coordinación y control), y permite reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos.
Proceso de la planeación
Los pasos necesarios para realizar una planeación o planificación, son los siguientes:
1. Análisis de la situación actual
En primer lugar debemos hacer un
análisis externo, que nos permita conocer la situación del entorno y detectar oportunidades y amenazas, y un
análisis interno, que nos permita conocer el estado o capacidad de la empresa y detectar fortalezas y debilidades.
En el análisis externo evaluaremos las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como a la competencia, clientes y proveedores. Evaluaremos aspectos que ya existan, así como aspectos que podrían existir (tendencias).
Y en el análisis interno evaluaremos los recursos con que cuenta la empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.
2. Establecer objetivos
Una vez realizado el análisis de la situación, pasamos a establecer los
objetivos de la empresa, de acuerdo a los recursos o la capacidad que ésta posea, y de acuerdo al entorno externo que hemos analizado.
3. Formular estrategias
Una vez que hemos establecido los objetivos, pasamos a determinar las
estrategias o las acciones que vamos a tomar, necesarias para alcanzar dichos objetivos.
4. Diseñar programas o planes de acción
Una vez determinadas las estrategias o las acciones que vamos a tomar, pasamos a desarrollar los programas o planes de acción, que consisten en documentos en donde se especifica cómo se van a alcanzar los objetivos propuestos, es decir, cómo se va a implementar o ejecutar las estrategias o acciones formuladas.
En dichos programas o planes, debemos especificar:
- los pasos a seguir: qué tareas se van a realizar, necesarias para implementar o ejecutar las estrategias o acciones.
- la asignación de recursos: qué recursos se van a utilizar y cómo se van a distribuir.
- los responsables: quiénes serán los encargados de llevar a cabo, implementar o ejecutar las estrategias o acciones.
- el cronograma con fechas y tiempos: cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias o acciones, y en qué tiempo se obtendrán resultados.
- el presupuesto: cuánto se invertirá en la implementación o ejecución de las estrategias o acciones.
Tipos de planeación
La planeación en una empresa, básicamente puede ser de dos tipos: planeación estratégica y planeación táctica:
Planeación estratégica
En la
planeación estratégica se analiza la situación actual, se establecen los objetivos
generales de la empresa, y se diseñan estrategias, cursos de acción y planes
estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos; planes que afectan una gran variedad de actividades y que parecen simples y genéricos.
La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa, por lo que debe ser elaborada por la cúpula de la empresa, y ser realizada a largo plazo, en teoría, para un periodo de 5 años a más, aunque en la práctica se suele realizar para un periodo de 3 a 5 años, debido a los cambios del mercado.
Planeación táctica
En la planeación táctica se analiza la situación actual, se establecen los objetivos
específicos o metas de la empresa, y se diseñan estrategias, cursos de acción y planes
tácticos necesarios para lograr dichos objetivos; planes que a diferencia de los planes estratégicos, tienen un alcance más estrecho y limitado, y se establecen con mayor detalle.
La planeación táctica se realiza a un nivel funcional, es decir, considera solamente cada departamento o área de la empresa, por lo que debe ser elaborada por los responsables o jefes de cada área, y ser realizada a mediano plazo, para un periodo de 1 a 3 años.
